Chefers arbetsmiljö, förutsättningar och stödfunktioner

Fokus inom chefsforskningen har skiftat över tid, chefers individuella egenskaper har historiskt sett varit det huvudsakliga föremålet för forskningen: personlighetsdrag, färdigheter, ledarskapsstilar och strategier. Numer fokuseras det mer på de organisatoriska förutsättningarna i organisationen.

En studie visar att chefer i kommunal skola, vård och omsorg samt teknisk service har allt mindre praktiskt stöd från funktioner som HR, ekonomi, verksamhetsutveckling, IT, administration och vaktmästeri.

I en annan studie påtalas bland annat vikten av färre medarbetare per första linjens chef, tydligare mål och krav för kvaliteten i verksamheten, bättre administrativa system som anpassas till verksamheten, tydligare krav och planer för utbildning samt bättre stöd för utvecklingsarbete för att motivera personal, implementera och följa upp förbättringsinitiativen.

Chefers förutsättningar påverkar också sjukfrånvaron på en arbetsplats. Sjuktalen stiger snabbt när det blir arbetsgrupper på över 15 anställda per chef. Långtidssjukfrånvaron påverkas av antalet medarbetare per chef samt andelen distansarbete. Korttidsfrånvaron påverkas dessutom av hur jämställd organisationen är enligt Nyckeltalsinstitutets årsrapport.

Stödfunktioner viktiga för att chefen ska kunna vara chef fullt ut

Chefer efterfrågar mer kunskap och praktisk hjälp för att kunna utföra sina uppdrag fullt ut. Allt högre krav ställs på cheferna själva. Det påverkar chefens möjligheter vid exempelvis rekrytering, rehabilitering, teknisk support, lokalfrågor och dokumentation.

Ett exempel är HR-stöd som tydligt har i uppdrag att stödja verksamheten och första linjens chef i personalärenden. Det finns en risk att cheferna inte kan fullgöra sitt chefsuppdrag eller uppfylla lagkrav om det stödet inte finns.

En annan aspekt av bristande stödfunktioner gäller stödet personer i chefsställning får från den egna chefen. Utan det tenderar första linjens chefers uppdrag att bli otydligt och gränslöst. Det kan till exempel handla om hjälp med att hantera svåra problem, prioritera bland mål och uppgifter och sätta kriterier för måluppfyllelse. Bristande stöd från egen chef utgör i sin tur ett hinder för att uppfylla chefsuppdraget, vilket cheferna ofta hanterade genom att arbeta övertid eller till och med kompromissa med den egna hälsan.

Även i Arbetsmiljöverkets rapport påvisas vikten av kommunikation i organisationen och mellan chefsnivåer. Flera chefer beskrev beslutsprocessen som en envägskommunikation, där beslut fattas längre upp och singlar ner till golvet där de skall omsättas i praktiken.

De problem som finns på golvet, inklusive chefers egen stress, uppfattades som inte önskvärd information. Man lägger locket på. Det fanns både en rädsla för och ett behov av öppenhet för att samtala om detta med den egna chefen.

En tentativ modell över hinder för kommunikation av problem med stress uppåt.

Gällande storleken på arbetsgruppen (kontrollspann), antal medarbetare/chef så visar flertalet studier att många faktorer påverkar vad som är ett rimligt antal för en verksamhet.

Lämpligt kontrollspann

Tabell med exempel på faktorer som påverkar lämpligt kontrollspann för chefer. Tabell hämtad från Regnö, 2016.

Breda kontrollspann, dvs större medarbetargruppr, lämpligt när tex:	Smala kontrollspann, dvs mindre medarbetargupper, lämpligt när tex:
Chefen har få andra uppgifter vid sidan av att leda medarbetarna	Chefen har många olika arbesuppgifter vid sidan av att leda medarbetarna
Chefen har enkla arbetsuppgifter	Chefen har komplexa arbetsuppgifter
Medarbetarena har rutinartade eller liknande arbetsuppgifter	Medarbetarena har komplexa eller föränderliga arbetsuppgifter
Organisationen är stabil	Det finns behov av att noga följa, samordna eller övervaka arbetet
Verksamheten är geografiskt samlad	Verksamheten är geografiskt utspridd
Massproduktion	Organisationen är föränderlig
Chefen ansvarar för en homogen grupp av medarbetare	Produktionen sker styckvis eller i små serier
	Chefen ansvarar för medarbetare i många olika funktioner

Det finns ett samband mellan högt kontrollspann och kvinnodominerade branscher som till exempel vård och omsorg samt utbildning. Det höga kontrollspannet i äldreomsorgen kan jämföras med den mansdominerade industri där det genomsnittliga kontrollspannet är avsevärt lägre ca 12 medarbetare per chef.

Exempel från andra

Exempel på hur andra har gjort/gör samt verktyg för att föra dialog kring chefers förutsättningar:

Uppföljningsdialogen, skräddarsydd för första linjens chefer, Umeå kommun
Checklista för chefers arbetsmiljö (pdf), SKR
Chefoskopet, Sunt arbetsliv. Utvecklar chefers organisatoriska förutsättningar (forskningsbaserat).